Ficheros con cifrado digital como mecanismo de seguridad de los libros de los empresarios

VolverSe amplía la posibilidad de legalización de los libros de empresarios ante el Registro Mercantil mediante envío de ficheros cifrados o por medio de entidades de certificación de firma electrónica reconocida.

Desde el Departamento TIC de Belzuz Abogados en esta ocasión abordamos como ejemplo de digitalización institucional, las medidas técnicas y de unificación de prácticas acordadas por la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRyN) y concretamente aquellas en cumplimiento del innegable derecho a la confidencialidad de empresarios individuales u órganos de administración respecto a determinados aspectos de la gestión empresarial.

La Instrucción de la DGRyN de 1 de julio de 2015 (sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas), viene a complementar y a aclarar la anterior Instrucción sobre la materia de 12 de febrero de 2015 (respecto a la legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización) a fin de facilitar la consecución de los objetivos de economía y seguridad en los trámites legales del registro electrónico de libros.

Como consecuencia del Auto dictado por el Tribunal Superior de Justicia (T.S.J.) de Madrid de 27 de abril de 2015 mediante el cual se suspendía la aplicación de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, con la presente Instrucción se pretende ahora simplificar y aclarar la presentación electrónica de los libros - actas, socios, acciones nominativas o de otra índole- y dotar de mayor seguridad jurídica a dicha operación.

A criterio del T.S.J. la citada Instrucción de 12 de febrero de 2015 suponía el riesgo de que se produjesen daños y perjuicios por la posibilidad de acceso de terceros (ejerciendo el derecho que asiste en base al Art. 239 del R.R.M. “publicidad de cuentas depositadas”) a la información confidencial contenida en los libros.

Para ello la Instrucción de 1 de julio de 2015 se centra principalmente en dos aspectos, en las medidas de seguridad generales en el tratamiento de los ficheros electrónicos de seguridad del Registro Mercantil y en el ofrecimiento a los interesados de sistemas seguros de remisión de dichos ficheros.

1.- Respecto a la responsabilidad del registro en el debido cumplimiento de sus obligaciones derivadas de la legislación sobre protección de datos se estable que:

Los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente en tanto que ficheros temporales con la única finalidad de su legalización serán borrados inmediatamente una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización. En el caso de que se hubiese calificado como defectuosa y no hubiese sido objeto de subsanación los ficheros se borrarán cuando caduque el asiento de presentación.

El Registrador podrá emitir publicidad formal exclusivamente del contenido del Libro Diario y del Libro de legalizaciones en el que se reflejará la circunstancia de haberse practicado, suspendido, o denegado la legalización, así como, en su caso, el contenido de la certificación de legalización a que se refiere la norma 21ª de la Instrucción 12 de febrero de 2015”.

En cuanto a los ficheros correspondientes a los libros remitidos sin cifrar, se especifica el deber del Registrador como responsable de los ficheros generados por la función de legalización, su deber de adoptar las medidas necesarias, técnicas y organizativas que garanticen la seguridad de los datos con grado de seguridad de nivel medio como mínimo, preservando el deber de secreto de los ficheros.

2.- Por lo que se refiere a las opciones de cifrado que puede interesarle al empresario como mecanismo de mayor seguridad se establece la posibilidad de:

2.1. Hacerlo mediante el uso de los algoritmos de cifrado de bloques simétrico con el formato establecido en la Instrucción de 12 de febrero de 2015. Respecto a esta opción se pone a disposición de los interesados de forma gratuita el aplicativo que permite la encriptación.

De manera que el Registrador calificará sobre el contenido y también sobre la coincidencia del algoritmo SHA256 generado por los ficheros cifrados con el que consta en la relación de libros presentados.

2.2. Alternativamente a la anterior posibilidad, cuando interese al empresario podrá utilizar el sistema de cifrado de doble clave, pública y privada que pongan a disposición de los usuarios las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida y actuando éstas como tercero de confianza.

En este caso y en cumplimiento de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información responderán las entidades prestadoras de servicios de certificación.

En conclusión, como abogados especialistas en materia de confidencialidad de datos, consideramos que estas nuevas medidas adoptadas por la DGRyN deben suponer una eficaz herramienta para los empresarios en la exigencia de la confidencialidad de la información transmitida mediante la legitimación de sus libros así como en su caso, una medida más a añadir a sus políticas y prácticas de buen gobierno.

Departamento de Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC)

 

Belzuz Abogados SLP

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