sexta, 30 junho 2017

El depósito de las cuentas anuales en tiempo y forma

VolverPróximo el plazo para el depósito de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2016 y dada nuestra dilata experiencia en el ámbito del Derecho Societario, desde el Departamento de Derecho Mercantil y Societario de Belzuz Abogados, S.L.P., exponemos las principales notas a tener en cuenta para proceder con el correcto depósito de las cuentas anuales en su debido tiempo y forma, ya se trate de Modelo Normal, Modelo Abreviado o Modelo Pymes.

Previamente al depósito de las cuentas, deberá de reunirse el Consejo del Órgano de Administración de la Sociedad para formular las Cuentas Anuales del ejercicio correspondiente, dentro del plazo que rige la Ley de Sociedades de Capital, en adelante LSC, en su artículo 253, de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social de la empresa. Tras la formulación, éstas deberán de someterse a aprobación por la Junta General Universal Ordinaria. La Junta General deberá reunirse dentro del plazo de los seis meses siguientes a la finalización del ejercicio social, es decir, en el supuesto de que el ejercicio social de una empresa fuera de 1 de enero a 31 de diciembre, la Junta General Ordinaria deberá de reunirse hasta el 30 de junio para la aprobación de las Cuentas Anuales. No obstante, cabe resaltar, que esta Junta General Ordinaria será válida aunque se celebre fuera del plazo legalmente establecido, así lo regula el artículo 164 LSC.

Una vez aprobadas las mismas y resolverse sobre la aplicación del resultado por la Junta General, las cuentas han de ser depositadas, dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta, en el Registro Mercantil correspondiente. No ha de olvidarse que, además de las sociedades de capital, deben también depositar o acreditar el depósito de su principal, las sucursales en España de sociedades extranjeras.

Las Cuentas Anuales deberán contener el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Además deberá de acompañarse a la documentación anteriormente enumerada, la certificación de los acuerdos de la Junta de socios de aprobación de las cuentas, debidamente firmada, así como la aplicación del resultado y el informe de gestión.

Cabe tener en cuenta que para las empresas que puedan formular balance y memoria abreviados no es preciso el informe de gestión y, además, como consecuencia de la última novedad introducida al respecto en el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre., tampoco serán necesarios ni el estado de cambios en el patrimonio neto ni el estado de flujos de efectivo.

Las cuentas Anuales deben de presentarse en el Registro Mercantil correspondiente a la provincia en que la sociedad se encuentre inscrita.

Actualmente pueden presentarse en diversos soportes:

- Soporte papel: en este caso, la sociedad deberá de aportar en el Registro Mercantil correspondiente en una carpeta los modelos normalizados del Registro cumplimentados y debidamente firmados por todos los administradores junto con la instancia y la certificación de aprobación de las Cuentas.

- Soporte CD/DVD: se aportará en una carpeta la instancia de presentación por triplicado, la certificación firmada de la aprobación de las Cuentas, la certificación de huella digital firmada, y un CD o DVD en el que constará en fichero Zip todos los documentos restantes precisos para el depósito de las Cuentas.

- Soporte telemático: de optar por esta opción cabe tener en cuenta que puede realizarse de dos formas diversas: envío telemático completo o el envío telemático mixto. En el envío telemático completo se realizará el depósito telemáticamente de forma íntegra de la siguiente manera: creada la presentación telemática, y tras añadir el fichero Zip, se deberá de añadir la certificación de aprobación de las Cuentas. Sin embargo, en el mixto sólo se enviará el fichero Zip con la instancia y la documentación relativa a los formularios que deben de aportarse, excepto al certificación de aprobación de cuentas que se deberá de aportar físicamente en el Registro Mercantil correspondiente junto con la certificación de la huella digital firmada y el acuse de recibo que genera el envío telemático por duplicado, ello dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber realizado el envío telemático.

Cabe mencionar que para el supuesto de realizar la presentación de las cuentas anuales en soporte CD/DVD o telemático es preciso obtener el programa D2.

No hay que pasar por alto las consecuencias que prevé la LSC en sus artículos 282 y 283 por la falta del depósito de las cuentas Anuales. El legislador sanciona la falta de depósito con el cierre de la hoja registral de la sociedad, lo que llevará consigo que la sociedad no pueda inscribir documento alguno mientras el incumplimiento persista, exceptuando aquellos títulos referidos al cese o dimisión de administradores, revocación o renuncia de poderes, o la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores ordenados por la autoridad judicial o administrativa, estipulado en el artículo 282 LSC. Otras de las posibles sanciones que pueden imponerse a la sociedad son multas por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Para aquellas sociedades que tengan un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 de euros el límite de la multa ascenderá a 300.000 euros (artículo 283 LSC).

Habiendo analizado, a grandes rasgos, los principales puntos de interés a la hora de realizar el depósito de Cuentas Anuales de las sociedades obligadas, y dada la complejidad y las dudas que puedan surgir en el momento de preparar la documentación previa: formulación de Cuentas, aprobación de las mismas, elaboración y redacción de los impresos, así como la presentación de las mismas en el Registro Mercantil correspondiente y dada nuestra amplia experiencia en el sector Societario, desde el Departamento de Derecho Mercantil y Societario de Belzuz Abogados, nos ponemos a su entera disposición para clarificar cuantas dudas puedan surgir, como colaborar en el Depósito de las Cuentas Anuales.

Departamento Direito Comercial e Societário | Madrid (Espanha)

 

Belzuz Abogados SLP

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